Năm Thói Quen Làm Việc Hiệu Quả

October 22, 2012 By Alan Phan 93 Comments

Trong khi bị bao vây bởi cả trăm sinh viên sau buổi nói chuyện ở Hà Nội, để thoát thân, tôi phải hứa với một bạn sinh viên là sẽ chia sẻ 5 thói quen làm việc hiệu quả nhất của tôi trong 20 năm vừa qua. Suy nghĩ lại, tôi thấy một thói quen cần hơn cả 5 thói quen dưới đây là tập nói “NO”, vì nếu không, vợ con sẽ mắng mỏ, thân thể sẽ la rầy và ngày nghỉ lễ trên bãi biển thơ mộng sẽ thành một ngày trên máy tính cho BCA.

1.      Viết ra điều phải làm

Mỗi sáng, việc đầu tiên sau khi tập thể dục là tôi tìm một chỗ vắng, với cuốn sổ và ly cà phê, viết ra 10 điều tôi dự định sẽ làm trong ngày (Things To Do). Bắt đầu bằng những việc quan trọng trước và những việc đã ghi nhớ trong các ngày qua mà chưa hoàn tất. Tất cả chỉ mất 15 phút.

Mỗi thứ hai đầu tuần, tôi kiểm lại hiệu quả những việc đã làm và chưa làm trong tuần. Mỗi ngày đầu tháng và mỗi ngày đầu năm, tôi cũng tiến hành quy trình tương tự. Thời này, tôi nghe người ta nói đây là việc “tự phê và tự tha thứ”.

15 phút mỗi ngày và 15 phút mỗi tuần, cộng với 30 phút mỗi tháng và 2 giờ mỗi năm khiến tôi mất cả thảy 111 giờ hay 5 ngày. Tuy nhiên, tôi đã tiết kiệm không biết là bao nhiêu thì giờ khỏi chạy lanh quanh vì lạc hướng, vì quên, hay vì bị những thứ lăng nhăng khác quấy nhiễu.

2.      Suy nghĩ, nói và làm chậm chạp

Hồi trẻ tôi có thói quen phản ứng rất nhanh, từ lời nói đến việc làm, đôi khi không kịp suy nghĩ. Do đó, tôi phạm nhiều lỗi lầm ngu xuẩn, nhất là khi đối phó với những cáo già của trường đời. Tôi đã lầm tưởng khi cho rằng sự nhanh nhẩu của tôi minh chứng một kỹ năng siêu đẳng và làm người đối diện thán phục. Đôi khi, tôi hứa hẹn quá khả năng thực hiện; nhiều lần, tôi quên mục đích tối hậu của mình trong phi vụ. Dĩ nhiên, nếu đề nghị đến từ một chân dài hấp dẫn, câu hỏi đầu tiên là tôi ký ở chỗ nào?

Lúc này, tôi không bao giờ trả lời một đề nghị làm ăn gì trước 10 ngày. Tôi muốn tôi và nhân viên suy nghĩ thật kỹ và khảo cứu (research) thấu đáo về nhiều góc cạnh. Khi trả lời, tôi có nhiều lối thoát (escape clauses) để phòng vệ khi phi vụ không đi theo mong muốn. Sau cùng, tôi cố ý thi hành chậm chạp mọi điều khoản để nhận rõ những lỗ hổng và để có thì giờ điều chỉnh.

Nhiều bạn làm ăn thường tiếp thị là dự án hay công ty này thuộc loại “cơ hội ngàn năm một thuở”. Tôi thấy các cơ hội ngàn năm này gõ cửa mỗi ngày khắp nơi.

3.      Đã làm thì đừng sợ

Khi đã quyết định bắt tay làm, chăm chú vào việc hoàn tất phi vụ. Luôn luôn thực tế nhận định là thách thức và khó khăn sẽ đến từng giờ từng ngày. Đây không phải là lúc than thân trách phận hay tìm cách đổ lỗi cho người khác. Mình hoàn toàn chịu trách nhiệm phần vụ của mình và sẵn sàng trả giá cho mọi sai lầm thất thoát. Nhìn thẳng vào mục tiêu và không sợ sệt trước bất cứ áp lực gì. Mở rộng trí óc để đón nhận đề nghị và phê bình, nhưng không bao giờ “nhận rác” từ kẻ đối nghịch hay ganh tị.

Bình tâm với kết quả hàng ngày. Sáng tạo cùng đội ngũ để tìm giải pháp, không phải để “bới lông tìm vết”. Say sưa với những khám phá mới, học hỏi mới và quan hệ mới. Vui vẻ và lạc quan trong mọi hoàn cảnh, dù rằng thực tại có khó khăn đến đâu. Nhưng cũng đừng bay cao quá mà hoang tưởng vô lối. Thua keo này, bày keo khác. Tiếp tục đi.

Dù trong lòng có sợ cũng phải tự bảo lòng là “can đảm”. Tự kỷ ám thị là một phương thuốc hữu hiệu cho tầm nhìn tích cực. Hollywood có câu,” đừng bao giờ để bọn chúng thấy mình đang đổ mồ hôi lạnh”. Phải lì lợm thôi.

4.      Giữ lời hứa

Trong bậc thang giá trị về đạo đức kinh doanh, giữ lời hứa là định chuẩn cao nhất. Từ chuyện nhỏ đến chuyện lớn, lời hứa là một “bản vị” quan trọng hơn tiền bạc nên tôi tiêu xài rất dè sẻn. Khi tôi lập một cuộc hẹn với bất cứ ai, dù với một nhân công, tôi cố gắng đến đúng giờ. Nếu một sự cố gì ngăn chận, tôi luôn điện thoại trước 10 phút để thông báo và xin lỗi.

Với những chuyện lớn hơn, trong các dự án làm ăn với đối tác, tôi luôn nói rõ những điều tôi không có khả năng thực hiện, trước khi “gáy” về năng lực của mình. Minh bạch giúp rất nhiều trong việc giữ lời hứa vì đối tác của tôi không bao giờ có những “mong đợi” ngoài tầm tay.

Quan trọng nhất là chuyện tiền bạc. Hai mươi năm qua, tôi không vay mượn một đồng nào, kể cả tiền ứng trước của các thẻ tín dụng. Việc kiếm tiền để trả lãi suất đúng hẹn là một kinh doanh thực sự gay go, nhất là trong những cuộc khủng hoảng kinh tế. Do đó, dù phải trả giá cao khi bán cổ phiếu thay vì trái phiếu, tôi vẫn hoan hỉ chấp nhận vì không muốn làm mất lời hứa của mình. Đặt OPM (tiền người khác) ở vị trí ưu tiên hơn tiền của mình là cách hay nhất để người ngoài tiếp tục tin cậy và làm ăn với mình.

5.      Giữ niềm tin

Ông Khổng Tử nói “vi nhân nan” (làm người khó). Ông Alan nói, làm việc kiếm tiền còn khó hơn. Dĩ nhiên, các ông quan nói, kiếm tiền dễ ẹt. Nhưng ngay cả các quan, cũng thường xuyên đối diện với khó khăn và tuyệt vọng. Đây là những lúc “niềm tin” đem lại cân bằng cho tình thế và tiếp tục giữ lửa cho hành trình.

Tôi luôn cho rằng tài sản mềm quý giá nhất của xã hội, của quốc gia, của công ty, của cá nhân là niềm tin. Ngoài sự đam mê để tìm cái vui thú vị cho mọi việc lớn nhỏ, chúng ta cần niềm tin vào sự thành công sau cùng của dự án, của lý tưởng hay của định mệnh. Hãy nhớ là thua cuộc chỉ là tình trạng tạm thời, bỏ cuộc biến nó thành thất bại. Còn niềm tin thì chưa bỏ cuộc.

Quan trọng như vậy, nên niềm tin không thể được tạo dựng hời hợt mà phải trải qua mọi thử thách, thí nghiệm, khảo sát và sàng lọc. Không phải thầy cô cha mẹ nhồi vào đầu óc từ bé, xã hội bạn bè chung quanh lập đi lập lại mà “niềm tin” thành một giáo điều bất di dịch, luôn hợp thời hợp cảnh hợp tình. “Không ngừng đặt câu hỏi” là nhắc nhở gối đầu giường của tôi, từ chuyện lớn đến chuyện nhỏ. Khi người bán hàng nhanh nhẩu “tin tôi đi hay tin đồng chí đó đi”, tôi thấy nhiều lý do để chạy và không nhìn lại.

…….

Không biết vì lúc này mưa nhiều hay vì trời đã sang thu, nên biển Long Hải vắng hẳn đi dù cuối tuần. Ngay cả những con chim, có lẽ vì vừa đọc bài “một quốc gia mỏi mệt” của tôi, nên cũng lười biếng và lơ đãng. Nhưng dù sao, tôi cũng vẫn yên bình trong góc nhỏ này của biển lớn. Đằng sau tôi, các bạn chuyên gia và doanh nhân cùng quan chức đang đăng đàn bàn luận về “giải pháp cứu bất động sản” và “hiện tượng bỏ đi của các nhà đầu tư FDI”. Các đề nghị đa dạng nhưng cốt lõi thì vần là “xin-và-cho”. Người xin và người cho đều rỗng túi.

Tôi nghĩ các con chim ngoài bãi cát thông minh hơn nhiều.

T/S Alan Phan, Chủ Tịch Quỹ Đầu Tư Viasa